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By attending any ESA event, you agree to voluntarily abide by our ethics policy.

A code of conduct is a collection of rules and regulations that include what is and is not acceptable or expected behavior. By attending any ESA event, you agree voluntarily to abide by our code of conduct policy, which is part of the broader ethics policy.

Authorship: All authors connected to a presentation and/or abstract must agree on all information contained in the presentation. Failure of an author to agree to the presentation format will lead to the presentation being withdrawn from the conference.

An author who submits a presentation to any ESA Meeting must have intentions of attending, registering, and presenting at the meeting once the submission is accepted into the program. Repeated or consecutive last-minute cancellations by presenters may result in future submissions being denied.

Capturing, Sharing, and Posting without Permission: Presenters and attendees cannot photograph, screenshot, capture, or otherwise share images or presentation data without a presenter’s expressed written permission. Presenters are encouraged to use our share (downloadable)/do not share (downloadable) icons. Presentations without “share” icons should be considered privileged and should not be shared outside the virtual platform.

Harassment and Safety: ESA is dedicated to providing a safe, hospitable, and productive environment for everyone attending our events, regardless of ethnicity, religion, disability, physical appearance, gender, gender identity, or sexual orientation. It is important to remember that a community where people feel uncomfortable or threatened is neither healthy nor productive. Accordingly, ESA prohibits intimidating, threatening, or harassing conduct during our conferences.

The ESA ethics policy applies to speakers, staff, volunteers, and attendees. It defines expected behaviors, definitions of harassment, and reaffirms our support for diversity, equity, and inclusion in the field of entomology and, specifically, at our conferences. Conference participants violating these rules may be sanctioned, expelled from the conference, and/or barred from future attendance at ESA events, at the discretion of ESA leadership.

Harassment of ESA participants will not be tolerated in any form. Harassment includes offensive gestures or verbal comments related to ethnicity, religion, disability, physical appearance, gender, or sexual orientation in public spaces, deliberate intimidation, stalking, following, harassing photography or recording, sustained disruption of talks or other events, inappropriate physical contact, and unwelcome attention. In addition, online harassment includes spamming online discussion boards, chats, question section, or social media by saying or reposting the same word/content repeatedly in order to disrupt the conversation. Participants asked to stop any harassing behavior are expected to comply immediately.

If a participant or exhibitor engages in harassing behavior, ESA leadership may take any action they deem appropriate, ranging from a simple warning to the offender to expulsion from this and future conferences. If you are being harassed, notice that someone else is being harassed, or have any other concerns, please contact ESA staff who can work with appropriate ESA leadership to resolve the situation.

ESA staff will revoke meeting credentials to anyone engaged in online harassment and may seek the assistance of law enforcement if necessary. We value your attendance and want to make your experience as productive and professionally stimulating as possible.

Want to file a complaint, have questions, or need assistance?
Please contact Stacie East, ESA's Director Diversity, Equity, and Inclusion at +1 (301) 731-4535 x3030 or e-mail.

• All reports are kept confidential to the extent possible. We do not share the names of reporters with leadership when determining next steps.
• You may choose to submit an anonymous report. Please note that while we will keep track of anonymous reports, we cannot act on a single anonymous report without further corroboration.
• All reports are taken seriously and will be investigated.
• We will gather all relevant details and information (verbal or written) from the reporter, the target (if they are not the reporter), and witnesses, and the digital archive. Investigations may extend beyond the end of the meeting.
• The outcomes of investigations and subsequent sanctions will not be made public; however, those reporting incidents will be informed of the outcome.
• In addition to the actions that may be taken at meetings (as described above), violators of the code of conduct will receive written documentation of the actions taken at and following the meeting.

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En assistant à tout évènement de la ESA, vous acceptez volontairement de vous conformer à nos politiques éthiques. 

Un code de conduite est une collection de règles et de règlements qui incluent ce qui est et n'est pas un comportement acceptable ou attendu. En participant à un événement de l'ESA, vous acceptez volontairement de vous conformer à notre politique de code de conduite, qui fait partie de la politique d'éthique plus large.

Auteurs : Tous les auteurs liés à une présentation et/ou un résumé doivent accepter toutes les informations contenues dans la présentation. L’omission pour un auteur d’accepter le format de la présentation mènera au retrait de la présentation de la conférence.

Un auteur qui soumet une présentation à la réunion annuelle doit avoir l’intention d’y assister, s’y inscrire et de présenter à la réunion une fois la soumission acceptée dans le programme. Des annulations à la dernière minute répétées ou consécutives par les présentateurs pourraient résulter dans le rejet de futures soumissions.

Capturer, partager et publier sans autorisation : Les présentateurs et les participants ne peuvent pas photographier, faire des captures d'écran, capturer ou partager des images ou des données de présentation sans l'autorisation écrite du présentateur. Les présentateurs sont encouragés à utiliser nos icônes « partager » (téléchargeable)/« ne pas partager » (téléchargeable). Les présentations sans icônes de partage doivent être considérées comme privilégiées et ne doivent pas être partagées en dehors de la plate-forme virtuelle.

Harcèlement et sécurité : La ESA est dévouée à fournir un environnement sécuritaire, accueillant et productif pour toute personne assistant à nos évènements, sans égard pour l’ethnicité, la religion, les invalidités, l’apparence physique, le genre, l’identité de genre ou l’orientation sexuelle. Il est important de se rappeler qu’une communauté où les gens se sentent inconfortables ou menacés n’est ni saine, ni productive. Ainsi, la ESA interdit les conduites intimidantes, menaçantes ou harcelantes durant nos conférences.

La politique éthique de la ESA s’applique aux conférenciers, au personnel, aux bénévoles et aux participants. Elle définit les comportements attendus, les définitions du harcèlement et réaffirme notre soutien à la diversité, à l'équité et à l'inclusion dans le domaine de l'entomologie et, en particulier, lors de nos conférences. Les participants de la conférence qui violent ces règles pourront être sanctionnés ou expulsés de la conférence, et/ou interdit de participer à événement de la ESA dans le futur, à la discrétion de la direction de la ESA.

Vous désirez porter plainte, avez des questions ou avez besoin d’aide?
Veuillez contacter Stacie East, directrice de la diversité, de l'équité et de l'inclusion de la ESA au +1 (301) 731-4535 poste 3030 ou email.

• Tous les rapports sont confidentiels dans la mesure du possible. Nous ne partageons pas les noms des rapporteurs avec les personnes en charge lorsque nous déterminons les étapes suivantes.
• Vous pouvez choisir de soumettre un rapport anonyme. Veuillez noter que bien que nous gardions la trace des rapports anonymes, nous ne pouvons pas prendre d’action sur la base d’un seul rapport anonyme, sans autre corroboration.
• Tous les rapports sont pris au sérieux et seront investigués.
• Nous amasserons tous les détails et les informations pertinents (verbaux ou écrits) du rapporteur, de la cible (si différente du rapporteur), des témoins et des archives numériques. Merci de noter que les investigations peuvent s’étendre au-delà de la fin de la réunion.
• Les conclusions des investigations et les sanctions subséquentes ne sont pas rendues publiques; cependant, ceux qui rapportent des incidents peuvent demander à être informés des résultats.
• En plus des actions qui peuvent être prises à la réunion (comme décrites ci-dessus), les personnes qui transgressent le code de conduite recevront de la documentation écrite sur les actions prises durant et suite à la réunion.