Function Space Booking at Vascular 2023

BOOKING IS NOW CLOSED.

If your organization is interested in obtaining function space to host a small business meeting at the Westin Montréal, please complete the online applicaton. Applications for function space booking will be accepted until September 25th, 2023.

Identify the category that best describes your group. The prices below are for the function space at the Westin only. Audio visual (AV) and Food and Beverage (F&B) needs will be at the requester’s expense.

Function Space Fee and Classification

Vascular 2023 early investors hosting a meeting for delegates	$500
Vascular 2023 exhibitor/investor hosting a meeting for delegates	$750
Vascular 2023 exhibitor/investor hosting a meeting not including delegates	$500
Individual member of a Vascular 2023 host organization*, CCS educational partner, and/or CCS Affiliate organization, hosting a social or networking activity for delegates with no industry present	$250
Not-for-profit organizations or associations	Complimentary

* Canadian Cardiovascular Society, Canadian Society of Endocrinology and Metabolism, Canadian Venous Thromboembolism Research Network, Diabète Québec, Diabetes Canada, Thrombosis Canada

Please note: space will be offered on a first-come, first-served basis.

BOOKING POLICIES AND CONDITIONS

The Vascular 2023 Planning Committee would like to foster networking by facilitating function space allocation for Vascular 2023 participants and investors. The opportunity to host a meeting or reception during Vascular 2023 is offered as a benefit to these groups for access, convenience and location, and as long as the following parameters are met not to interrupt or draw delegates from the scientific and education presentations.

PARAMETERS

Must respect black-out policy
Cannot be in competition with other Vascular 2023 educational programming or activities
Type of event is restricted to non-educational, such as ad boards, internal staff training, committee meetings, and/or a networking event
Pre-approval limited to a maximum of 25 participants - greater than 25 participants is subject to approval
Event or activity must fit in one of the classifications listed above

FUNCTION SPACE FEE

Fees include: administration and meeting room rental (if room specifications can be included in the current Vascular contracted meeting space).

All costs related to the event (set-up, audio-visual, food and beverage) are the responsibility of the company/organization/group requesting the space and will be directly billed to them.

ADDITIONAL INFORMATION

If your event requires more than one meeting room, you must submit a separate request for each activity/event.

CANCELLATION POLICY

All requests placed more than 30 days before the event have a 10-business day cancellation period after confirmation. There will be no refunds for cancellations made 10-business days after the invoice date, or for any confirmed request placed less than 30 days from the event.

Demande de salles de réunion

LES RÉSERVATIONS SONT MAINTENANT TERMINÉES.

Si votre organisme souhaite faire usage de salles de réunion pour de petites réunions de travail au Le Westin Montréal, veuillez remplir le formulaire en ligne. Les demandes de salles de réunion seront acceptées jusqu'au 25 septembre 2023.

Identifiez la catégorie qui décrit le mieux votre groupe. Les prix ci-dessous ne concernent que l'espace de réception du Westin. Les besoins en matière d'audiovisuel et de restauration sont à la charge du demandeur.

Frais d'espace de fonction et classification

Les premiers investisseurs de Vasculaire 2023 organisent une réunion pour les délégués	500 $
Exposants ou commanditaires de Vasculaire 2023 qui organisent une réunion pour les délégués	750 $
Exposants ou commanditaires de Vasculaire 2023 qui organisent une réunion pour les exposants ou commanditaires, sans les délégués	500 $
Membre individuel d'une organisme d'accueil* de Vasculaire 2023, d’un partenaire en formation de la SCC et/ou d'une organisation associée de la SCC, qui organise une activité sociale ou de réseautage pour les délégués, sans la présence de l'industrie	250 $
Organisations ou associations à but non lucratif	sans frais

* Société cardiovasculaire du Canada, Société canadienne d'endocrinologie et de métabolisme, Réseau canadien de recherche clinique sur la thromboembolie veineuse, Diabète Québec, Diabète Canada, Thrombose Canada

Il n’y a qu’un nombre limité de salles de réunion et nous examinerons les demandes dans l’ordre dans lequel nous les avons reçues.

POLITIQUES ET CONDITIONS DE RÉSERVATION

Le Comité de planification de Vasculaire 2023 souhaite favoriser le réseautage en facilitant l'attribution d'espaces fonctionnels aux participants et aux investisseurs de Vascular 2023. La possibilité d'organiser une réunion ou une réception pendant Vascular 2023 est offerte à ces groupes pour des raisons d'accès, de commodité et d'emplacement, et pour autant que les paramètres suivants soient respectés afin de ne pas interrompre ou attirer les délégués des présentations scientifiques et éducatives.

PARAMÈTRES

Doit respecter la politique d'interdiction d'accès.
Ne doit pas entrer en concurrence avec d'autres activités ou programmes éducatifs de Vasculaire 2023.
Le type d'événement est limité aux activités non éducatives, telles que les panneaux publicitaires, la formation du personnel interne, les réunions de comité et/ou un événement de réseautage.
L'approbation préalable est limitée à un maximum de 25 participants - un nombre de participants supérieur à 25 est soumis à approbation.
L'événement ou l'activité doit correspondre à l'une des classifications énumérées ci-dessus.

FRAIS D'ESPACE DE FONCTION

Les frais comprennent : l'administration et la location de la salle de réunion (si les spécifications de la salle peuvent être incluses dans l'espace de réunion contracté par Vasculaire 2023).

Tous les coûts liés à l'événement (installation, audiovisuel, nourriture et boissons) sont à la charge de la société, de l'organisation ou du groupe qui demande l'espace et leur seront directement facturés.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Si votre événement nécessite plus d'une salle de réunion, vous devez soumettre une demande séparée pour chaque activité/événement.

POLITIQUE D'ANNULATION

Toutes les demandes placées plus de 30 jours avant l'événement ont une période d'annulation de 10 jours ouvrables après la confirmation. Il n'y aura pas de remboursement pour les annulations effectuées 10 jours ouvrables après la date de facturation, ou pour toute demande confirmée à moins de 30 jours de l'événement.